Assemblee e CdA di società e associazioni “a distanza” fino al 31 luglio 2022.
La proroga dell’emergenza indicata nel DL 228/2021 (c.d. decreto “Milleproroghe”), pubblicato in GU del 30.12.2021, prevede lo svolgimento delle assemblee e dei CdA senza la presenza fisica ,fino al 31 luglio 2022, indipendentemente da quanto indicato negli statuti.
Il Consiglio Notarile di Milano indica che sarebbe possibile procedere in modo «virtuale» anche a prescindere dalla disciplina emergenziale
Fino al 31.07.2022 anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, sarà possibile:
- il voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento mediante mezzi di telecomunicazione;
- svolgere le assemblee anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio (comma 2 secondo periodo). Questa disposizione è stata da taluni letta come il riconoscimento della possibilità, nella fase emergenziale, di tenere un’assemblea “virtuale”, senza indicazione del luogo fisico di convocazione;
- nelle sole SRL l’espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto (comma 3);
Tali disposizioni si applicano anche alle associazioni e alle fondazioni.
Nonostante l’assenza di specifiche indicazioni normative, poi, è da ritenere che il ricorso “agevolato” a riunioni “a distanza” sia praticabile anche per CdA e Collegi sindacali.
Non è indicata la proroga per l’approvazione del bilancio al 31 dicembre 2021, quindi per ora al momento, l’approvazione nel maggior termine di 180 giorni può avvenire solo esistendo e condizioni previste dagli artt. 2364 comma 2 e 2478-bis c.c..
Si tenga presente, inoltre, che, nell’allegato A al DL 221/2021, di proroga dello stato di emergenza al 31 marzo 2022 è previsto che, fino al 31.03.2022, rileva anche l’art. 73 del DL 18/2020 convertito. Quindi anche le società che non abbiano regolamentato le “sedute” in videoconferenza è comunque consentito, “nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente”, riunirsi secondo tale modalità.
Si consideri anche che, la massima n. 200/2021 del Consiglio Notarile di Milano, a prescindere dalla fase emergenziale e dalla relativa disciplina, ritiene ragionevole che – in presenza di una clausola statutaria che consenta, genericamente, l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione – il soggetto che effettua la convocazione - possa indicare nell’avviso di convocazione che l’assemblea si terrà in modo “virtuale”, ovvero esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di convocazione e indicando le modalità di collegamento (eventualmente fornendo le specifiche tecniche anche in momenti successivi, prima della riunione).
La possibilità di convocare riunioni “solo” mediante mezzi di telecomunicazione è ritenuta applicabile anche per CdA e collegi sindacali, pure in mancanza di una clausola statutaria che ciò preveda espressamente, sempreché vi sia la generica disposizione statutaria che, ai sensi degli artt. 2388 comma 1 e 2404 comma 1 c.c., consenta la partecipazione con tali mezzi.
